客户端软件的基本设置和使用

1. 拨号设置

1)点击客户端左上角,“选项设置”;

2)点击“拨号设置”;

3)点击“拨号配置”;

4)点击“编辑配置文件”;

选择电话机,本系统软件同时可以支持程控电话和网络电话,程控电话(有电话线的)可以选择“好乐通智能通信终端(三型二代)”,网络电话(无电话线)可以选择“Skype网络电话”;

(1)国家代码为86,这个不需要更改,区号可以根据您所在的区域进行填写(必须填写区号),IP接入号,根据具体情况来填写,比如:打长途时,需要添加“17909”,就在这里输入,然后一定要在“17909”后面加上一个“逗号”,注意:这个“逗号”必须是在英文输入法下进行输入的,否则无效。自动添加前缀号码。如果需要,可在前面把其勾选中,然后在输入框里输入具体的号码,也要在号码后面加一个“逗号”,注意:同样是在英文输入法下进行输入;(加英文逗号是为了拨前缀号码后停顿为交换机提供反应时间,如果交换机无须反应时间逗号亦可不加)

(2)数据不在软件内的客户需要启用鼠标取号功能,要在“电话号码捕捉设置”里勾选“启用鼠标屏幕取号”取号方式选“鼠标移动到电话号码上时取号”(鼠标选择电话号码时取号方式已经禁用)热键取号功能根据需要启用。来去电弹屏可以设置,如果没有办理来电显示业务,那就不需要选择来电弹屏功能,点击确定后,操作完成。

2. 拨打电话

1)拨打电话的方式有三种:第一种方式:在系统里已有的数据里,“鼠标双击”电话号码,然后会弹出拨打电话的屏幕,屏幕里显示的客户的一些详细信息,与客户的通话内容可以填写在“本次通话记录”里,然后点击“快速保存”,如果客户约见见面或者是回访,可以在“回访设定”下选择“回访时间”,然后在输入框里输入回访内容,点击“添加回访”,操作成功。第二种方式:在“拨号面板”里输入电话号码,点击“呼叫”,弹屏后操作同上。第三种方式:点击软件界面右上角“屏幕取号”按钮,按钮呈桔黄色说明功能已经开启。然后将鼠标移动到数字电话号码上,此时回弹出取号窗口,窗口中呼叫发送短信等功能按钮,可以实现呼叫发送短信等功能。


图3 屏幕取号

图4 去电弹屏

3. 通话记录

1)通话记录菜单下,查看通话记录,鼠标左键点击电话号码,注意:必须要点击电话号码,不能选择人名。点击右侧“本地联系人信息”,点击“跟踪信息”,这样可以查看与客户历次的沟通记录;双击录音文件可以听与客户沟通的通话录音(将耳机插在电脑机箱上);

2)点击“查找”,在查找内容里输入查找的字段,就可以精准快速的查找到沟通过的客户信息。


图5 通话记录页面

4. 名片管理

1)在“名片管理”菜单下,点击“新建”,可以自己添加客户信息,里面包含多个信息菜单,如“常用信息”,“个人信息”,“单位信息”,输入一些客户信息,给客户选择一个分组,点击保存并退出;

2)点击“孩子分组”,可以建立自定义命名的分组,前提下必须是在“所有客户”下进行建立,可以随意命名;即为点击选中分组建立下一级分组如图选中所有客户分组点孩子分组建立A分组,同理选中A分组建立a分组;

3)点击“兄弟分组”,就是和自定义的分组属于同级别分组,都可以自定义命名。如图选中A分组点击兄弟分组建立B分组;

4) 更改联系人分组,用鼠标左键拖拽,选中一些用户,然后右键,点击“更改联系人分组”,选中一个自定义分组后,点击确定。


图6 名片管理

5. 日程安排

1)“日程安排”菜单下->“新建”,然后根据提示,输入具体安排的内容后,设置“安排时间”,“安排类型”,“重要程度”->“保存并退出”;

2)查看安排时,相应的日期字体会变粗,点击“日期”,相应的时间段内会出现日程,鼠标双击“安排”查看;

3)在“拨打电话”时,添加的“回访日期”,同样双击打开,进行查看,里面会显示这个客户的沟通记录已经详细信息。注意:但是这些日程安排都不能自动提醒,只能由用户自己进行查看。


图7 日程安排

图8 新建日程安排

6. 群发邮件

1)点击“选项设置”,点击“邮件群发设置”“服务器设置”,点击“添加”,添加已有的邮箱地址(在网页中打开邮箱,在邮箱基本设置里打开SMTP功能)点击“保存”,然后“退出”;(在添加的邮箱中一定要至少有一个邮箱要设为主要邮箱)

2)点击“新建配置文件”,输入新配置文件名称,添加“发送者的姓名”、“回复邮箱地址”、“邮件标题”以及“邮件正文”,填写完成后点击“保存”;注意:邮件的正文必须保存为文本格式,否则无法导入系统;(邮件编码一定要为GB2312);

3)点击“邮件群发”菜单下,点击“导入”,导入客户的邮箱地址,导入方式分为两种:第一种方式:从本地直接导入,也就是系统里已有的客户邮件,点击“选择分组”,点击“导入”。第二种方式:导入外部文件,选中从外部文件导入,点击“选择文件”,然后浏览选中外部文件,注意:外部文件的存储格式也必须是文本格式,否则一样无法导入系统;

4)设置发送过滤,可以根据“发送的次数”和“发送的时间”进行设置,设置完成后,点击“确定”,选中已建立好的“配置文件”,点击“发送”,操作成功。


图9 邮件群发导入邮箱

图10 邮箱服务器设置

图11 邮件内容设置

7. 屏幕取号

客户端右上角,点击“屏幕取号”右侧的下拉列表,选中其中一种方式后,颜色会变成黄色,证明此功能已启用,蓝色则相反;

1)屏幕取号,共有两种方式:第一种方式:“鼠标悬停”,不管是网站、Excel表格等等,只要有电话号码,把鼠标放在上面,不用点击,就会把号码取下,然后提示,是否呼叫;第二种方式:“鼠标选择”,操作方法是用鼠标左键拖拽选择,同样会弹出提示,是否呼叫,点击呼叫后,会弹出拨打电话的弹屏,记录也会在通话记录里面显示。


8. 启用数据同步

1)点击客户端右上角,“启用数据同步”,呈现黄色,说明该功能已启动,蓝色则相反,启用同步后客户端数据会定时往后台服务器传输。